#VietnamLaw #PublicNotary

Ngày 1/7/2025 sắp đến Luật Công chứng số 46/2024 của Việt Nam sẽ có hiệu lực.

Luật có quy định mới là “Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng”. Bà con trong giới công chứng và người dân trên các nền tảng xã hội cũng đang râm ran bàn luận về điều này.

Cá nhân tôi thấy có vài điểm thú vị xin phép được mạn đàm như sau

Điều thú vị đầu tiên là dịch vụ công chứng bản thân nó là dịch vụ CHỨNG NHẬN TÍNH XÁC THỰC, TÍNH HỢP PHÁP của 1 giao dịch do công chứng viên thực hiện thông qua hành động chứng kiến chủ thể xác lập, ký thỏa thuận, hợp đồng giao dịch trước mặt mình.  Quy định chụp ảnh trên dường như đang nói rằng dịch vụ xác thực này có vấn đề nên cần thêm một thủ tục chứng nhận xác thực cho nó bằng việc chụp ảnh và lưu ảnh chụp. Haizzz

Điều thú vị tiếp theo là các hướng dẫn về thủ tục xác thực bằng chụp ảnh này tại Điều 46, Nghị Định 104/2025/NĐ sẽ tạo ra một số điểm thú vị cần quan tâm mới:

Luật đưa ra thời điểm chụp là khi công chứng viên chứng kiến các bên ký văn bản công chứng và Nghị định yêu cầu ảnh chụp phải nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng. Để đạt được 2 yêu cầu này trong 1 bức ảnh chụp, tôi đoán sẽ cần sắp xếp để các bên yêu cầu công chứng ngồi ký ngang hàng nhau, tay cầm bút ký nhưng mắt cần nhìn thẳng còn công chứng viên chứng kiến sẽ cần đứng đằng sau và cũng nhìn thẳng để nhận diện được thông qua hình ảnh đầy đủ khuôn mặt của các bên. Mà công chứng viên nhìn thẳng ống kính để chụp được rõ mặt thì đâu có nhìn chứng kiến các bên ký nhể?

Nghị định yêu cầu ảnh chụp phải được in để lưu trữ hồ sơ công chứng và phải đảm bảo không dễ bay mầu hoặc phai mực cũng sẽ là một thách thức với thời gian vì điều kiện khí hậu ở Việt Nam, ảnh in dù có tốt đến mấy vẫn bay màu như thường.

Pháp luật quy định rõ ảnh chụp không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh để xác định tính nguyên gốc của ảnh chụp. Tuy nhiên với công nghệ, AI hiện nay và sắp tới, ngay bên trong phần mềm chụp ảnh của các thiết bị chụp đã tích hợp tự động AI và các phần mềm này đã tự động tác động làm thay đổi hình ảnh đối tượng chụp ví dụ làm da các chị sáng lên, bóp cằm cho nó Vline, xóa nhăn cho nó trẻ, làm mờ phông nền để làm nổi bật người được chụp… ngay khi chụp thì liệu các bức ảnh này có được coi là đảm bảo được tính nguyên gốc và không bị coi là chỉnh sửa hay không?

Chưa kể dưới tác động của công nghệ hiện tại việc chỉnh sửa, điều chỉnh ảnh, in ấn các ảnh đã chụp, tạo lại ảnh mới là rất dễ dàng và nhanh chóng thì câu chuyện đảm bảo an toàn tài liệu ảnh gốc này như thế nào, cũng như làm thế nào để các Văn hòng công chứng và công chứng viên có thể chứng minh ảnh nào là gốc, nguyên bản sẽ là một rủi ro lớn cần nhận diện và có biện pháp phòng tránh.

Vấn đề rủi ro lớn nhất từ quy định này của Luật Công chứng 2024 là nếu ảnh chụp sau đó được xác định là không đạt các yêu cầu theo quy định của pháp luật thì liệu việc công chứng có bị tuyên vô hiệu không? Công chứng viên có chịu trách nhiệm gì về việc công chứng bị tuyên vô hiệu này không khi mà ảnh chụp thì rõ ràng là không do họ chụp?

Lời khuyên chân thành của tôi cho các công chứng viên là để hỗ trợ loại trừ rủi ro trước hết Văn phòng công chứng sẽ cần có định biên nhân sự chính thức cho việc chụp ảnh, in ấn, index, lưu trữ và bảo quản ảnh nguyên gốc và có biện pháp bảo đảm an toàn tư liệu lưu trữ cũng như công tác xác thực các tài liệu lưu trữ gốc trong đó có các bản in ảnh này. Thêm chút việc và chi phí nhưng tạo thêm được công ăn việc làm cho các tài năng chụp ảnh của xã hội cũng tốt.

Để tránh rủi ro liên quan đến vấn đề chứng cứ của các bản ảnh in này, mỗi lần công chứng, chụp ảnh việc công chứng, nên mời thừa phát lại lập vi bằng về việc đã chụp ảnh và bản chụp in ra là đúng bản chụp gốc. hê hê. Cũng tốt trong việc tạo thêm việc làm cho các thừa phát lại.

Tản mạn cuối cùng về chủ đề này là Nghị định 104/2025 đã quy định cụ thể là “Quy định về chụp ảnh quy định tại Điều này được áp dụng đối với quy trình công chứng điện tử” quy định tại nghị định. Điều này đã biến việc công chứng điện tử trở thành một việc offline. He He.

Các bên yêu cầu công chứng vẫn cần phải có mặt ở Văn phòng công chứng và thay việc ký bản giấy sẽ gắn chữ ký số của các bên và công chứng viên lên bản công chứng điện tử và chuỗi hành động ký điện tử và chứng kiến điện tử này cũng sẽ cần được chụp ảnh tại chỗ và in ảnh để lưu trữ. Chắc là sau đó sẽ lại scan cái ảnh đã in để gắn vào bản công chứng điện tử nhể.

Mọi thắc mắc xin gửi về contact@vietpremierlaw.vn